Νέα, Ανακοινώσεις και Άρθρα

Το Γραφείο Συστημάτων έχει περίπου 3200 εργαζόμενους και αναπτύσσει εσωτερικά πολύπλοκα έργα Πληροφορικής.  Από αυτούς τους εργαζόμενους, φροντίζει μέσω συγκεκριμένου σχεδίου πιστοποίησης PMP, να αναδεικνύει στελέχη που πιστοποιούνται ως Διαχειριστές Έργων και Προγραμμάτων προκειμένου και αυτοί με την σειρά τους να αναδείξουν τους επόμενους.  Αξίζει να σημειωθεί ότι λόγω του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του  Γραφείου,  πάντα υπήρχε εφαρμογή  των κανόνων διαχείρισης έργων η οποία ξεκίνησε από την εφαρμογή της μεθόδου EVM και της ανάγκης για την λήψη πιστοποιήσεων του Ομοσπονδιακού Πιστοποιητικού των ΗΠΑ στην Διαχείριση Έργων.

Είναι εντυπωσιακό ότι από την εφαρμογή του επίσημου προγράμματος ανάπτυξης και πιστοποίησης από το 2007 μέχρι το 2014, τα πιστοποιημένα με PMP στελέχη αυξήθηκαν από το 5 στο 20% ενώ το ποσοστό λήψης του Ομοσπονδιακού Πιστοποιητικού των ΗΠΑ στην Διαχείριση Έργων αυξήθηκε από 4% σε 12%.

Το πλάνο αυτό απαρτίζετε από τρεις βασικού άξονες:

1. Απόκτηση και καταγραφή της σχετικής εμπειρίας και των εκπαιδευτικών αναγκών
2. Ανάπτυξη πλήρους προγράμματος προετοιμασίας για την πιστοποίηση στην Διαχείριση Έργων
3. Διατήρηση των πιστοποιήσεων και παρακολούθηση των αλλαγών σε σχέση με τις πιστοποιήσεις

Παράγοντες Υπερ

Βασικότερος παράγοντας όλων στην επιτυχία του προγράμματος πιστοποιήσεων είναι η δέσμευση από την ηγεσία του Γραφείου Συστημάτων. Από την πρώτη στιγμή ο ίδιος ο επικεφαλής του Γραφείου έδειξε αμέριστη δέσμευση στο πρόγραμμα. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα καταρχήν την επαρκή χρηματοδότησή του, καθώς εντάσσεται ως προτεραιότητα στον προϋπολογισμό, αλλά και την δέσμευση του προσωπικού, εφόσον εκλαμβάνεται από τους εργαζόμενους και σαν ευκαιρία εξέλιξης, άρα και την γενική αναγνώριση  και υποστήριξή του από το σύνολο του οργανισμού.

Επίσης στην επιτυχία συμβάλει η κουλτούρα που καλλιεργείται στο Γραφείο Συστημάτων και έχει ως στόχο να ενθαρρύνει την ανοιχτή επικοινωνία, την ειλικρίνεια και την τιμιότητα.  Για παράδειγμα ενθάρρυνε τους εργαζόμενους να αναφέρουν τα προβλήματα προκειμένου να προλαμβάνονται μεγαλύτερα προβλήματα στην παράδοση των συστημάτων.  Παράλληλα υπήρξε η συνειδητοποίηση ότι το Γραφείο έφτιαχνε τα συστήματα σε απομόνωση χωρίς να λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες των χρηστών.  Ως εκ τούτου εκτός του «Πότε» κα «Πως», εισήγαγε το «Γιατί» ως ερώτημα ώστε να γίνονται κατανοητές σε βάθος όλες οι παράμετροι και να προλαμβάνονται τυχόν προβλήματα.

Άλλος σημαντικός παράγοντας είναι οι άνθρωποι που ήδη έχουν πιστοποιηθεί και εκπαιδευτεί σε υψηλό επίπεδο και με  τη σειρά τους μοιράζονται τις γνώσεις και την εμπειρία τους ως μέντορες στο επόμενο επίπεδο ανθρώπων που και αυτοί με την σειρά τους θα αναδειχθούν αντιστοίχως με την ίδια ποιότητα.

Οι διαδικασίες επίσης αντιμετωπίζονται σαν ζωντανοί οργανισμοί και αναθεωρούνται συνεχώς.  Το Γραφείο για παράδειγμα αποφάσισε να ακολουθήσει μια πιο ευέλικτη μέθοδο (Agile) έναντι των διαδικασιών με μορφή καταρράκτη (Waterfall) κατά τις οποίες οι ενέργειες είναι αυστηρά σειριακές.  Έτσι οι εμπλεκόμενοι πλέον βλέπουν και τα ενδιάμεσα βήματα και τυχόν παράλληλες διεργασίες που αλληλοεπηρεάζονται, με αποτέλεσμα να προλαμβάνονται τυχόν αστοχίες ή ακόμα και η έγκαιρή ακύρωση του έργου.

Τα μαθήματα κάθε έργου καταγράφονται με συγκεκριμένο τρόπο που επιτρέπει τον ευκολότερο εντοπισμό των θεμάτων και την κατανόηση τους.  Παλαιότερα ήταν πολύ δύσκολη η αναζήτηση των πληροφοριών εφόσον δεν υπήρχε συγκεκριμένη μέθοδος ομαδοποίησης και αποκωδικοποίησής τους.

Παράγοντες Κατά

Από την άλλη μεριά υπάρχουν πάντα περιορισμοί και προβλήματα που μπορεί να ανακύψουν και εμποδίζουν την περαιτέρω επιτυχία του προγράμματος.  Ειδικότερα:

• μπορεί να υπάρχει χρηματοδότηση αλλά λόγω των οικονομικών περιορισμών αυτή δεν μπορεί να καλύψει επαρκώς την άμεση αντικατάσταση των πολύ έμπειρων στελεχών που συνταξιοδοτούνται.
• το εξειδικευμένο προσωπικό μετατίθεται σε άλλα project της υπηρεσίας εκτός του Γραφείου Συστημάτων.
• οι εργαζόμενοι από άλλες υπηρεσίες που έρχονται σε επαφή με το Γραφείο Συστημάτων δεν έχουν την ίδια κουλτούρα και κατανόηση των Αρχών της Διοίκησης Έργων. Μερικές φορές  αναφέρουν μάλιστα ότι η εμπλοκή ενός Program Manager καθυστερεί το έργο.
• είναι πολύ δύσκολο να επιτευχθεί η μέτρηση της επιτυχίας στους παράγοντες που δεν καθορίζονται από το Γραφείο, όπως για παράδειγμα η συμβολή στην επιτυχία των λειτουργικών Μονάδων

Στο τέλος όμως όλοι αναγνωρίζουν την αξία της εφαρμογής του Προγράμματος και τα σημαντικά οφέλη που έχει για τα έργα που διαχειρίζεται το Γραφείο Συστημάτων.

Βέλτιστες Πρακτικές

Εν κατακλείδι καταγράφονται ως κατωτέρω οι βέλτιστες πρακτικές που απορρέουν από την έρευνα:

• Η συνεχής εφαρμογή και τυποποίηση του προγράμματος λειτουργεί ως σκάλα ανόδου στην ιεραρχία του Γραφείου.
• Η εκπαίδευση αποτελεί θεμέλιο λίθο στην δημιουργία επιτυχημένων program managers και λειτουργεί ως επένδυση για το μέλλον του οργανισμού.
• Η εκπαίδευση οδηγεί στη γνώση που οδηγεί στην εμπειρία και άρα συμβάλει για την δημιουργία στελεχών με αυτοεκτίμηση και ανεξαρτησία.
• Η δημιουργία μιας κουλτούρας που ανταμείβει την ανοιχτή και ειλικρινή επικοινωνία και οδηγεί στην άμεση αναγνώριση τυχόν προβλημάτων, έχει συνεχώς θετικά αποτελέσματα.
• Η διαδικασίες είναι ζωντανά κείμενα και πρέπει να αξιολογούνται και αναθεωρούνται συνεχώς προκειμένου να παράγουν αξία εντός και εκτός του οργανισμού.

Αναφορές

Case Study

Series on Program Management Success in Government, Program Management Development Practices within the Office of Systems, Social Security Administration Project Management Institute 2014